In cinque anni un centralino in cloud può costare meno della metà di un centralino tradizionale. Il prezzo d'acquisto, però, dice poco: la differenza sta nelle spese che arrivano dopo.

Prima o poi ogni azienda si trova davanti alla stessa scelta. Il vecchio centralino si guasta, non riceve più aggiornamenti oppure non regge più la crescita dell'ufficio. A quel punto ci si chiede se conviene sostituirlo con un altro apparato o passare al cloud.

Per rispondere bisogna guardare al costo totale nel tempo, non solo all'investimento iniziale. In questo articolo mettiamo a confronto le due soluzioni su un orizzonte di cinque anni.

Le due soluzioni in breve

Il centralino tradizionale è un apparato fisico installato in azienda. Gestisce le linee telefoniche, gli interni e le funzioni base come trasferimenti, attese e segreteria. Si acquista, si installa e da quel momento è a carico dell'azienda.

Il centralino in cloud, detto anche centralino virtuale o VoIP, svolge le stesse funzioni ma risiede nei server del fornitore. In ufficio servono solo i telefoni IP, oppure un'app su computer e smartphone. Si paga con un canone mensile per interno, che di norma include manutenzione e aggiornamenti.

Quanto costa un centralino tradizionale in 5 anni

Con un centralino tradizionale si paga molto all'inizio, e poi le spese continuano ad arrivare. Queste sono le voci principali:

  • Acquisto dell'apparato: è la spesa più visibile e cresce con il numero di linee e di interni.
  • Installazione e programmazione: la configurazione iniziale è affidata a un tecnico.
  • Telefoni compatibili: spesso vanno acquistati dello stesso marchio del centralino.
  • Linee telefoniche: ogni linea ha il suo canone mensile, e a questo si somma il costo delle chiamate.
  • Manutenzione e assistenza: di solito è un contratto annuale, altrimenti si paga a chiamata.
  • Modifiche e interventi: aggiungere un interno, cambiare un orario o un messaggio di attesa spesso richiede il tecnico.
  • Guasti e obsolescenza: dopo alcuni anni i ricambi scarseggiano e l'apparato va sostituito.
Quanto costa un centralino in cloud in 5 anni

Il centralino in cloud sposta la spesa dall'acquisto a un canone mensile prevedibile. Le voci da considerare sono meno:

  • Attivazione e configurazione: si paga una volta sola, e in alcuni casi è inclusa.
  • Telefoni IP: si usano modelli standard di mercato, oppure un'app gratuita su PC e smartphone.
  • Canone per interno: comprende il servizio, gli aggiornamenti e la manutenzione.
  • Traffico telefonico: spesso sono disponibili pacchetti flat verso fissi e cellulari nazionali.
  • Connessione internet: deve essere stabile, e quasi sempre l'azienda la possiede già.

Mancano due voci del tradizionale, cioè l'apparato da comprare e gli interventi tecnici per ogni modifica. Aggiungere un interno o cambiare un orario si fa da pannello web in pochi minuti.

Esempio: un ufficio con 10 postazioni

In questo esempio il cloud costa circa 7.900 € in cinque anni, contro circa 16.900 € del tradizionale. Si parla quindi di un risparmio intorno ai 9.000 €. I valori sono indicativi e medi di mercato, e servono solo a mostrare l'ordine di grandezza.

Voce di costo (5 anni)

Centralino tradizionale

Centralino in cloud

Apparato + installazione / attivazione

3.500 €

300 €

Telefoni (10 postazioni)

1.200 €

1.000 €

Manutenzione e assistenza

2.000 €

inclusa

Linee / canoni del servizio

6.000 €

5.400 €

Traffico telefonico

3.600 €

1.200 €

Modifiche e interventi tecnici

600 €

inclusi

Totale indicativo

16.900 €

7.900 €

Nel caso del tradizionale sono state considerate 4 linee telefoniche, un contratto di manutenzione annuale e qualche intervento per modifiche. Per il cloud sono stati considerati un canone per interno e un pacchetto di traffico flat. Il confronto non include il possibile guasto dell'apparato, che nel tradizionale può aggiungere migliaia di euro in un colpo solo.

Oltre il prezzo: cosa non compare in fattura

Il cloud fa risparmiare anche tempo, oltre al denaro speso per il servizio.

  • Smartworking: l'interno aziendale funziona da casa o in trasferta con un'app, sempre con lo stesso numero.
  • Crescita flessibile: un nuovo collaboratore significa un interno in più, senza cambiare apparato.
  • Continuità: se l'ufficio resta senza corrente o senza linea, le chiamate si possono deviare subito sui cellulari.
  • Funzioni avanzate: IVR, code di chiamata, registrazioni e statistiche sono spesso già incluse.
  • Nessuna obsolescenza: gli aggiornamenti arrivano in automatico, quindi non c'è un apparato da buttare dopo qualche anno.
Quando il tradizionale ha ancora senso

Il centralino tradizionale resta una scelta sensata in pochi casi specifici. Il primo è quello di una sede senza una connessione internet stabile e senza alternative. Il secondo riguarda gli impianti con integrazioni particolari, come citofoni, allarmi o sistemi industriali legati alla linea analogica.

C'è poi il caso di chi ha un apparato recente e ancora ben funzionante. In queste situazioni, prima di sostituirlo, conviene valutare una soluzione ibrida che porta le linee sul VoIP e mantiene l'apparato esistente.

In conclusione

Per la maggior parte delle aziende il centralino in cloud costa meno nei cinque anni ed è più flessibile. In più elimina il rischio di dover ricomprare tutto all'improvviso quando l'apparato si guasta. Ogni realtà è però diversa, quindi il confronto va fatto sui propri numeri reali.

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